Должностная инструкция специалиста по организации выставок

(Пока оценок нет)
Загрузка...

I. Общие положения

1. На должность специалиста по организации выставок назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена («Коммерция (по отраслям)», «Реклама», «Социально-культурная деятельность (по видам)»)

или

среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование в сфере выставочного менеджмента или смежных направлений деятельности.

Рекомендуется дополнительное профессиональное образование по программе повышения квалификации в сфере выставочного менеджмента или смежных направлений деятельности не реже одного раза в три года.

2. Назначение на должность специалиста по организации выставок, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

3. Специалист по организации выставок должен знать:

3.1. Методы и инструменты работы с базами данных

3.2. Виды и особенности организационных структур организаций и сферы ответственности руководителей и специалистов

3.3. Методы работы с первичными и вторичными источниками маркетинговой информации

3.4. Особенности цифровых ресурсов и специализированных платформ для проведения торгово-промышленных выставок

3.5. Выставочный менеджмент

3.6. Деловой этикет и основы делопроизводства

3.7. Методы эффективных публичных выступлений и презентаций

3.8. Английский язык (письменный и устный) на среднем уровне в сфере выставочной деятельности

3.9. Инструменты эффективного осуществления продаж

3.10. Методы ведения деловых переговоров

3.11. Инструменты и способы подготовки электронных бизнес-презентаций

3.12. Тенденции развития отраслей экономики, имеющих отношение к организуемой торгово-промышленной выставке, и ключевые игроки этих отраслей

3.13. Основные виды маркетинговых коммуникаций

3.14. Методы разработки рекламных и информационных текстов

3.15. Технологии и методы поиска информации

3.16. Основы бухгалтерского учета

3.17. Нормативные правовые акты в сфере организации коммерческого документооборота

3.18. Основы документооборота

3.19. Основы психологии

3.20. Основы этики делового общения и межкультурной коммуникации

3.21. Теория межличностной и групповой коммуникации в деловом взаимодействии

3.22. Технологии организации эффективного участия в выставке

3.23.Современные тенденции в сфере организации коммуникаций на выставке, оформления выставочных стендов, выставочного оборудования

3.24. История выставочного дела и индустрии встреч

3.25. Этические нормы профессиональной деятельности

3.26. _____________________________________________________________________

4. Специалист по организации выставок подчиняется непосредственно __________________.

5. На время отсутствия специалиста по организации выставок (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

6. ________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности специалиста по организации выставок входит:

1. Ведение и поддержание в актуальном состоянии базы данных участников торгово-промышленных выставок, а также мероприятий деловой и дополнительной программы выставок:

— Поиск контактных данных новых потенциальных участников торгово-промышленных выставок, мероприятий деловой и дополнительной программы выставок

— Внесение контактных данных новых потенциальных участников торгово-промышленных выставок, мероприятий деловой и дополнительной программы выставок в клиентскую базу

— Обновление информации в клиентской базе данных о ходе работы с конкретным участником торгово-промышленных выставок, мероприятий деловой и дополнительной программы выставок

— Выборка по базе данных потенциальных участников для осуществления работы по привлечению участников торгово-промышленных выставок, мероприятий деловой и дополнительной программы выставок

2. Сопровождение процесса привлечения участников торгово-промышленных выставок:

— Подготовка информационных писем и приглашений к участию в торгово-промышленной выставке, мероприятиях деловой и дополнительной программы выставки для различных групп потенциальных участников под руководством специалиста более высокой квалификации

— Подготовка презентаций торгово-промышленной выставки для потенциальных участников с целью их привлечения к участию

— Консультирование потенциальных участников о торгово-промышленной выставке, мероприятиях деловой и дополнительной программы выставки в соответствии с их интересами и запросами

— Сбор необходимой заявочной документации для регистрации организации в качестве участника торгово-промышленной выставки

3. Подготовка информационных материалов о торгово-промышленных выставках:

— Поиск источников информации для подготовки и проверки информации о торгово-промышленных выставках

— Анализ данных для проверки достоверности полученной информации о торгово-промышленных выставках

— Подготовка информации для включения в презентационные и маркетинговые материалы торгово-промышленной выставки, в том числе обработка материалов для обеспечения правильности приводимых цитат, имен, цифр и фактических данных

— Подготовка текстов пресс-релизов, пост-релизов, новостей для размещения в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и деловых изданиях под руководством специалиста более высокой квалификации

— Подбор иллюстративного материала для публикаций о торгово-промышленных выставках

— Разработка предложений о размещении в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и деловых изданиях информации о торгово-промышленных выставках

4. Ведение документооборота торгово-промышленной выставки:

— Подготовка форм заявочной документации до начала работы над проектом торгово-промышленной выставки

— Оформление необходимых заявочных документов от каждой организации, подавшей заявку об участии в торгово-промышленной выставке

— При необходимости внесение изменений в оформленные заявочные документы по просьбе участника торгово-промышленной выставки и по согласованию с ним

— Оформление документов на оплату участником торгово-промышленной выставки заказанных услуг, а также документов, подтверждающих факт оказания выставочных услуг в соответствии с заявочной документацией

5. Консультирование участников торгово-промышленной выставки по вопросам оптимальной организации их участия:

— Изучение информационных материалов по эффективному участию в торгово-промышленной выставке или подготовка таких материалов

— Подготовка комплекта информационных материалов по эффективному участию в торгово-промышленной выставке для предоставления участникам торгово-промышленных выставок по запросу

— Проведение консультаций по запросу участников торгово-промышленной выставки

— Формирование комплекта информационных материалов по эффективному участию в торгово-промышленной выставке для размещения на сайте торгово-промышленной выставки или выставочной организации для быстрого доступа участников торгово-промышленной выставки (при наличии возможности у организации — профессионального организатора торгово-промышленных выставок)

III. Права

Специалист по организации выставок имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Специалист по организации выставок несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по выставочной деятельности в сфере торгово-промышленных выставок» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18 октября 2022г. №674н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Поделиться ссылкой: